We leven inmiddels in een gedigitaliseerde wereld. De digitalisering is momenteel overal merkbaar; bij het betalen bij de kassa, het leggen van contact met de buitenwereld en het ontvangst van een bedrijf. In het bedrijfsleven levert de digitalisering grote voordelen op.

Zo is het voor bedrijven momenteel gemakkelijker om contact te leggen met leveranciers, andere ondernemingen en klanten en kunnen taken sneller afgerond worden, door onder meer de hulp van machines. Zo wordt er bijvoorbeeld in steeds meer ondernemingen een virtuele receptie geplaatst. De voordelen van het apparaat zullen in dit artikel worden behandeld.

Wat is een virtuele receptie?

Dit soort receptie is op grote schaal toegepast in de apotheken. Zo kunnen bezoekers bij binnenkomst een toegestuurde QR-code scannen of hun gegevens invullen, waarna zij geregistreerd zijn en zo snel mogelijk geholpen zullen worden. 

1.      Receptiekosten

De registratie is al langere tijd verplicht door de Arbowet. Indien er een calamiteit plaatsvindt, kan de onderneming direct aantonen hoeveel en welke bezoekers zich in het pand bevinden. Voorheen was de bezoekersregistratie een taak van de receptionist. De receptie bevond zich bij de ingang, waardoor de receptionist gemakkelijk de bezoekers kon registreren. Door de komst van de virtuele receptie is de bezoekersregistratie niet langer de taak van de receptionist, wat een hoop receptiekosten zal besparen.

2.      Juiste informatie

Momenteel kunnen we via het internet alle gegevens opslaan en doorgeven aan andere apparaten. Hierdoor is de virtuele receptie inmiddels in staat om bij de registratie de juiste informatie van de betreffende persoon vrij te geven, waardoor de persoon de juiste informatie zal ontvangen in korte tijd. 

3.      Tijdbesparend 

Zoals eerder benoemd, is de bezoekersregistratie door de virtuele receptie niet langer de taak van de receptioniste. Naast de besparing op receptiekosten kan de komst van de speciale receptie helpen bij het besparen van tijd. De receptionist heeft immers een taak minder, waardoor er meer tijd vrijkomt. Deze tijd kan besteed worden aan andere taken binnen het bedrijf, waardoor er tijd bespaard kan worden.